Microsoft Access 2007

Database adalah kumpulan dari data-data yang saling terkait/berhubungan dengan suatu objek, topik, atau tujuan khusus tertentu. Yang diolah menggunakan software DBMS (Database Managemen System)

Contoh Software DBMS : Oracle, MySQL, Microsoft Access, dll

Didalam mengolah database, Access 2007 memiliki sarana atau objek yang dapat mempermudah dalam membangun sebuah database. Objek-objek tersebut antara lain :

Objek

Fungsi

Table

Merupakan tempat atau sarana untuk penyimpanan data

Query

Digunakan untuk menyaring data dengan berbagai kriteria dan urutan yang

Diinginkan

Form

Digunakan untuk memasukkan dan mengubah data/informasi yang ada di dalam

suatu database dengan menggunakan tampilan formulir

Report

Digunakan untuk menampilkan, mencetak data atau informasi dalam bentuk

Laporan

Ada beberapa istilah yang harus diketahui pada saat bekerja dalam Access 2007 yaitu:

  1. Table : sekumpulan data yang memiliki topik tertentu. Tabel terdiri dari berbagai Field dan Record.
  2. Field : tempat atau di mana data atau informasi dalam kelompok yang sama atau sejenis dimasukkan. Field umumnya tersimpan dalam bentuk kolom secara vertikal pada tabel.
  3. Record : merupakan data lengkap dalam jumlah tunggal yang biasanya tersimpan dalam bentuk baris secara horizontal pada tabel.

Gmb 2.1 Contoh Tabel,Field dan Record

Untuk memulai membuat sebuah database baru ikuti langkah-langkah berikut :

I.    Dibagian awal tampilan (Gmb 2.2)pilih Blank Database, tentukan nama database Anda dan juga lokasi file-nya.

                                                                         Gmb 2.2 Tampilan dialog Blank Database

II.    Klik tombol Create untuk membuat sebuah database atau tombol Cancel untuk membatalkan proses pembuatan file database.

Untuk membuka file database dapat dilakukan dengan langkah berikut :

  1. Klik Office Button
    pada pojok kiri atas, lalu klik Open.
  2. Di dalam daftar folder, cari folder atau alamat tempat disimpannya file database yang akan digunakan.
  3. Ketika sudah menemukan file database yang diinginkan, pilih salah satu langkah di bawah ini:

    Double klik file database untuk membukanya.

 Pilih file database yang diinginkan lalu klik tombol Open untuk membukanya.

Untuk menutup database yang aktif kita bisa . Klik Office Button dan pilih Exit Access atau bisa juga dengan mengklik tombol perintah Close pada pojok kanan atas.

Sebelum Anda merancang dan membuat tabel baru, sebaiknya Anda mengenal terlebih dahulu berbagai jenis data yang akan ditempatkan pada setiap field.

Jenis Data

Keterangan

Text

Dapat menerima huruf, angka, symbol, spasi dan tanda baca. Jumlah karakter yang

dapat ditampung sampai 255 karakter.

Memo

Untuk    pemasukkan teks yang panjang    dan berguna    untuk memberikan

keterangan/catatan dan lain-lain. Jumlah karakter maksimum 64.000 karakter.

Number

Untuk pemasukkan data yang berjenis numerik maupun angka biasa. Ukuranya

tergantung dari property Field Size yang digunakan

Date/Time

Untuk menampung data waktu yaitu hari, tanggal, jam dan menit.

Currency

Untuk menampung data yang berjenis angka dengan format mata uang.

Auto Number

Untuk mengisi field dengan nomor urut otomatis untuk masing-masing record.

Yes/No

Untuk menampung dua macam keadaan atau pilihan, Yes (ya) atau No (tidak).

OLE Object

Untuk menampung objek yang berasal dari aplikasi lain dari proses OLE

(Object Linking dan Embedding). Ukuran yang disediakan bisa mencapai 1 GB.

Hyperlink

Merupakan kombinasi teks dan angka. Dapat diisi dengan alamat hyperlink agar

bisa terkait dengan data yang tersimpan di lokasi tertentu.

Lookup Wizard

Memungkinkan anda untuk membuat sebuah daftar pilihan yang

berguna untuk pemilihan nilai dari tabel atau daftar.

Membuat dan Merancang Tabel Baru

Untuk membuat dan merancang tabel baru dengan menggunakan fasilitas Create table in Design View, ikuti langkah berikut :

I.    Buka file database yang Anda inginkan atau membuat sebuah database baru dengan langkah- langkah yang sudah dijelaskan pada Bab sebelumnya.

II.    Ketika pertama kali database dibuat atau dimunculkan, maka secara otomatis akan timbul tampilan    Table1    dalam    format    Datasheet    View.    Walaupun begitu tidak disarankan merancang tabel dalam format datasheet view karena struktur dan jenis data tabel tidak terlalu terlihat. Oleh karena itu, pilih tab Datasheet → View → Design View.

                                                                           

Gmb 3.1 Design View pada Ribbon Views

III.    Maka secara otomatis anda akan diminta memasukkan nama tabel. Ketikkan nama tabel yang ingin anda buat. Lalu tekan OK.

IV.    Setelah itu akan muncul tampilan Design view dengan nama field yang secara otomatis terisi dengan ID. Hapus/ganti nama field tersebut jika tidak diperlukan.f

                                                                     

                                                                                         Gmb 3.3 Tampilan awal Design View

Catatan::

Karena pada buku ini kita akan membahas tentang pengelolaan database sebuah Toko yang melayani penjualan dan rental buku, maka kita sesuaikan dengan study kasusnya.

V.    Pada jendela design view isikan struktur tabel seperti di bawah ini :


Gmb 3.4 Struktur Tabel Tbuku Ceria

VI.    Pada Field Name, ketikkan nama field sesuai dengan struktur tabel di atas. Maksimum nama field 64 karakter dan tidak boleh mengandung titik (.).

              VII.    Pada Data Type pilih jenis data sesuai struktur tabel di atas.

VIII.    Pada Description isikan keterangan dari nama field beserta properties yang diubah (sebagai contoh field size dari nama field yang ada). Isikan sesuai dengan perubahan yang Anda buat pada field di sebelahnya.

IX.    Pada saat mengisi nama field , anda perlu menentukan nama field mana yang akan dijadikan Primary Key. Misalkan nama field Kode BUKU (posisi kursor dalam keadaan aktif di field name Kode BUKU) dijadikan sebagai primary key (biasanya field yang dijadikan primary key harus mengandung nilai yang UNIQUE dan bisa dijadikan acuan untuk nilai yang lain), maka langkahnya sebagai berikut:

  1. Pilih Field yang akan dijadikan primary key contoh: Kode BUKU.

ii.    Pilih Design Primary Key.


Gmb 3.5 Tampilan Primary Key

X.    Pada kotak Field Properties, terdapat beberapa pilihan yaitu :

Catatan::

Pada tabel dibawah menjabarkan Field Properties secara General.

Perintah

Fungsi

Field Size

Untuk menentukan jumlah maksimum karakter yang diisikan pada field

tersebut

Format

Untuk menentukan format tampilan data

Input Mask

Untuk menentukan standarisasi tampilan pada saat memasukkan data di

Layar

Decimal Place

Untuk menentukan jumlah angka desimal yang diinginkan

Caption

Untuk menempatkan keterangan sebagai judul kolom, form, atau laporan

Default Value

Untuk menempatkan data yang sering digunakan atau data yang sama pada

field tertentu agar selalu ditampilkan kembali

Validation Rule

Untuk mengontrol atau membatasi sampai sejauh mana data yang anda

masukkan dalam sebuah database

Validation Text

Untuk menampilkan keterangan atau pesan apabila data yang dimasukkan

tidak sesuai dengan batasan yang ada di validation rule

Required

Untuk mengatur apakah field ini boleh dikosongkan atau tidak pada saat

pengisian record

Allow Zero Length

Untuk mendefinisikan nilai blank (“”) yang membedakannya dengan nilai null

Indexed

Untuk membuat index pada field yang disorot

Pada Properti Format berbeda-beda untuk setiap tipe datanya :


Type Data Date/Time. Tabel berikut ini menguaraikan Predifine Format yang tersedia untuk tipe data Date/Time.

Setting

Keterangan

General Date

Merupakan nilai default. Setting ini tergantung Regional Setting Properties

yang Anda gunakan. Contoh : 4/3/2009,05:30:00 PM

Long Date

Contoh : Saturday, April 3, 2009

Medium Date

Contoh : 3-Apr-09

Short Date

Contoh : 4/3/2009

Long Time

Contoh : 5:34:23 PM

Medium Time

Contoh : 5:34 PM

Short Time

Contoh : 17:34

Selain setting yang diatas anda juga dapat menggunakan simbol-simbol untuk mendefinisikan format

tanggal dan waktu sendiri.

Setting

Hasilnya

ddd”,”mmmd”,”yyy

Mon, Jun 2, 2009

mmmm dd”,”yyyy

June 02, 2009

“This is week number “ww

This is week number 20

“Today is “dddd

Today is Saturday


Type Data Currency.

Setting

Keterangan

General Number

Merupakan nilai default. Menampilkan bilangan sebagaimana bilangan tersebut

dimasukkan.

Currency

Menggunakan pemisah ribuan, menampilkan bilangan negatif di dalam kurung.

Fixed

Menampilkan paling sedikit satu digit bilangan.

Standart

Menggunakan pemisah ribuan.

Percent

Mengalikan nilai yang dimasukkan dengan 100 dan menambahkan tanda persen

(%).

Scientific

Menggunakan notasi standart sains.


Type Data Memo

Simbol

Keterangan

@

Karakter teks (baik karakter maupun spasi) harus diisikan (required)

&

Karakter teks harus diisikan

<

Semua karakter menjadi huruf kecil

>

Semua karakter menjadi huruf kapital

Pada properti Input Maks, dapat mengandung sampai tiga bagian yang dipisahkan dengan tanda titik

koma (;).

Bagian

Keterangan

Pertama

Menentukan input maks itu sendiri, contoh : !(999) 999-9999.

Kedua

Menentukan bilamana Access 2007 menyimpan karakter yang tampil dalam tabel

ketika Anda memasukan data. Jika Anda gunakan 1 atau kosong, maka hanya karakter yang Anda ketikkan yang disimpan ke dalam tabel.

Ketiga

Menentukan karakter yang Access 2007 tampilkan sebagai spasi bilamana Anda harus

mengetikkan karakter dalam input maks. Anda dapat menggunakan semua karakter,

termasuk spasi yang diapit tanda kutip (” “) yang menggambarkan string kosong.

Ketika Anda membuat input maks, Anda dapat menggunakan karakter khusus bagi data yang harus

dimasukkan dan bagi data yang opsional. Karakter-karakter ini menentukan tipe data, seperti bilangan acak karakter yang Anda harus masukkan untuk setiap karakter dalam input maks.

Simbol

Keterangan

0

Digit (0 s.d 9, harus dimasukkan, tanda plus [+] dan tanda minus[-] tidak diperkenankan)

9

Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan , tanda plus dan minus tidak diperkenankan)

#

Digit atau spasi (tidak harus dimasukkan spasi ditampilakan sebagai kosong ketika dama

mode Edit, tetapi kosong dihilangkan ketika data disimpan, tanda plus dan minus

diperkenankan)

L

Huruf (A s.d Z, harus dimasukkan)

?

Huruf (A s.d Z, tidak harus dimasukkan)

A

Huruf atau digit (harus dimasukkan)

a

Huruf atau digit (tidak harus dimasukkan)

&

Semua karakter atau spasi (harus dimasukkan)

C

Semua karakter atau spasi (tidak harus dimasukkan)

. , : ; – /

Pemisah decimal, pemisah ribuan, pemisah tanggal, dan pemisah waktu

<

Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf kecil

>

Menyebabkan semua karakter diubah menjadi huruf besar

!

Menyebabkan input maks menampilkan dari kanan ke kiri. Karakter yang diketikkan ke

dalam maks selalu terisi dari kiri ke kanan

\

Menyebabkan karakter yang mengikuti ditampilkan sebagai karakter literal

Pada properti Index menggunakan setting di bawah ini :

Setting

Keterangan

No

Nilai default.Tidak terindeks.

Yes (Duplicates OK)

Index mengizikan duplikasi data.

Yes (No Duplicates)

Index tidak mengizikan duplikasi data.

XI.    Setelah selesai membuat struktur tabel di atas, simpan struktur tabel tersebut.

4 thoughts on “Microsoft Access 2007

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s